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如何做好档案管理工作/张智涛

作者:法律资料网 时间:2024-07-13 11:41:33  浏览:8988   来源:法律资料网
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如何做好档案管理工作

张智涛


摘要:档案管理工作是企业管理工作的一部分,是提高企业工作质量和工作效率的必要条件,是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理档案,是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度。企业档案记载着这个企业发展史上的优秀成果,对研究本企业的经营业绩和科学发展提供了第一手资料,是进行科学分析,扬长避短,制定发展方向的好教材。

关键词: 档案管理;企业管理


  档案管理工作做好了,一方面为企业高层管理人员及时了解企业整体经营状况,适时调整经营策略提供准确依据,为经营决策提供支持性证据;另一方面有利于社会各方准确认定企业经营成果,为企业与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。在我国经济全面发展的历史背景下,做好档案管理工作,不断地更新档案管理观念,勇敢探索和尝试新的档案管理手段,以全面、真实地反映企业整体发展状况和经营成果。档案管理成果同企业经营管理的有机结合决定了该企业资源配置的取向和模式,决定着企业的商业版图和未来发展,对于实现该企业经营战略,不断提高管理效率具有深远的影响。因此,做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升企业在市场经济中竞争力具有重要意义。
  档案管理工作对我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。本文研究如何做好档案管理工作的目的是立足于我国现代企业管理的现状,吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果,不断适应档案管理工作的新形势,指导我国的档案管理工作,达到逐步培养档案管理工作人员的历史责任感感和使命感,进而激发广大档案管理工作人员工作热情的目的。
  档案管理工作的重要性进一步淡化,很多人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识,认为档案管理工作可有可无。再加上一些企业的档案管理工作人员自身就对档案管理工作没有给予高度重视,在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感,良好的职业道德,办事细心的工作态度,乐于奉献的工作精神,又没有积累扎实的档案管理的理论知识、科技知识,因而不能充分认识到档案事业在社会发展中的战略作用和实际意义。工作中存在失位现象,工作责任心不强,对档案管理工作重要性的宣传力度不够,档案管理无用论在本部门滋生蔓延到整个企业。不利于形成企业管理层关心、重视档案管理工作的氛围,整个企业的档案意识进一步弱化。从而导致档案管理工作在管理方式新旧更替的历史进程遇到新的障碍,在整个企业发展进程中有边缘化危险。
  随着数字化、网络化的不断深入档案本身也发生了转变。首先档案本身在数字化的冲击下其形式由原先可视记录识别型转变依赖机器识别的代码型(电子档案)。档案管理模式也从传统手工模式不断发展,历经单机数据管理模式、网络信息管理模式到知识管理模式,并且随着管理模式的不断变化其管理流程、手段等也发生了相应的变化。以前基于手工的档案管理流程需要针对电子档案管理特点相应调整。20 世纪对档案管理理论影响最大的就是档案生命周期理论的产生和发展。档案生命周期理论将档案形成到销毁或转化为档案看做是一个整体过程、档案整体运动过程由于档案价值形态的变化可划分为若干个阶段、不同阶段的档案与服务对象、保存场所和管理方式之间具有内在的对应关系。档案生命周期理论为档案的阶段管理奠定了理论基础,档案生命周期理论准确揭示了档案运动阶段的前后衔接和相互影响,为实现档案一体化管理、为前端控制提供了理论依据。
  缺乏运用办公自动化对档案管理方法进行更新改造。目前,一般档案管理都是采用一台微机一套软件的管理办法,档案管理与提供利用远远适应不了档案网络化发展的需要。档案管理手段的落后,给档案工作带来消极后果,主要是落后的档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求。造成档案技术落后的主要原因有两点:一是部分领导缺乏对档案工作重要性的足够认识,财力投入少;二是一些单位虽然购买了不少先进的档案管理设备,但由于档案管理人员操作不熟练,导致先进设备没有起到先进作用。三是,领导重视不够,虽有微机和档案网络,但档案并没有录入电脑,还按手工在进行工作。档案工作缺乏制度化的管理程序当前企业档案管理不规范主要表现在:一是档案收集不规范。在收集过程中,制度形同虚设,想交就交,不想交就不交,档案收集考核不明确;二是档案整理不规范。企业近几年发展较快,新档案人员不断进入,档案人员的专业素质参差不齐,在立卷过程中有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷,卷内目录与实际整理文件不相符,卷内资料漏失现象比较普遍。此外,在立卷时间上,有时会累积起来一次立卷,既不符合事毕立卷要求,又不利于查找利用;三是档案综合管理力度不够。由于现在综合档案管理室以一个班组存在,在行政上无法对各大部进行管理,在进行这项工作时,须向主管领导汇报,但主管领导一般都是兼任,本身的各项工作时间都较紧张,档案人员要想向领导说明一项工作较为困难,各项工作开展起来也较为困难,现在某些部门自设资料库,给档案的综合管理也造成困难。四是档案利用不规范。档案管理人员对档案借阅内松外紧,借出的档案没有按期归还。
  企业档案工作缺乏长期性、连续性的发展规则企业档案工作在各级领导的重视下进行了档案的达标升级工作。但达标工作作为一项运动,一次考试在进行,整个过程加班加点,在短时间内取得了一定的效果,但达标以后,就出现后力不足,没有长期性和连续性,再由于部分干部对档案综合管理的参与程度不够,对档案在企业中的重要作用的认识不足,甚至有部分还认为档案室就是资料没有地方存放了就放的地方,档案室在某些人眼中成了废纸仓库,造成了档案工作有领导、无计划;在任务、无落实;有形式、无效果。档案工作缺乏应有的长期性和连续性的发展规则。
  在对档案管理工作的认识上很多人存在一个误区,那就是档案管理工作可有可无,对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识。其实,档案管理工作对我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。本文研究如何做好档案管理工作的目的是立足于我国现代企业管理的现状,吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果,不断适应档案管理工作的新形势,指导我国的档案管理工作,达到逐步培养档案管理工作人员的历史责任感感和使命感,进而激发广大档案管理工作人员工作热情的目的。本文采用例证分析的方法,对档案管理工作的意义、策略等方面进行了深入细致的研究。结果发现:与传统档案管理工作模式相比,电子文件的管理在档案管理工作中的优势非常明显。经过认真、细致的分析,得出如下结论:科学规范的档案管理只有坚持与时俱进,才能适应新形势的需要,开创档案管理工作的新局面。科学规范的档案管理可以不断地提升一个企业的管理水平,做好档案的开发和利用工作,不但可以实现档案管理工作的自身价值,而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。




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第六届全国人民代表大会第五次会议关于全国人民代表大会常务委员会工作报告的决议

全国人民代表大会常务委员会


第六届全国人民代表大会第五次会议关于全国人民代表大会常务委员会工作报告的决议

(1987年4月11日第六届全国人民代表大会第五次会议通过)

第六届全国人民代表大会第五次会议批准陈丕显副委员长代表全国人民代表大会常务委员会所作的工作报告,对常务委员会自第六届全国人民代表大会第四次会议以来的工作表示满意。




湖州市人民政府办公室关于印发湖州市各类市场商业用房面积和基础配套设施最低标准实施细则的通知

浙江省湖州市人民政府办公室


湖州市人民政府办公室关于印发湖州市各类市场商业用房面积和基础配套设施最低标准实施细则的通知
湖政办发〔2005〕84号

各县区人民政府,市府各部门,市直各单位:
  《关于湖州市各类市场商业用房面积和基础配套设施最低标准的实施细则》已经市政府同意,现予印发,请遵照执行。

湖州市人民政府办公室
二○○五年六月二十二日

湖州市各类市场商业用房面积和基础配套设施
最低标准的实施细则

  为根据《浙江省商品交易市场管理条例》和《浙江省各类市场商业用房面积和基础配套设施最低标准指导意见》有关规定,为进一步规范我市市场举办行为,全面提升我市商品市场的建设与发展档次,特制定湖州市各类市场商业用房面积和基础配套设施最低标准如下:
一、商品交易市场建设基本原则
(一)市场建设应与湖州市经济发展水平相适应,与人民生活水平相适应,与城市化发展相适应。
(二)市场建设要坚持城市资源的有效利用和合理布局,以整合、改造、提升现有市场为基础,完善基础设施,增强服务功能,提高管理水平,推进传统商品市场向现代流通业态发展。
(三)市场建设应符合湖州城市总体规划和商品交易市场建设发展有关规划。
(四)设置商品交易市场不得占用道路(但不包括政府规划设置并定时开设的夜市、集市等),不得占用绿地、林地,不得给周边居民的正常生活造成明显影响。
(五)市场建设应达到适用、卫生、安全、环保等要求,其建筑、给排水、供电、供气、消防、人防、道路、绿化、停车场等应符合《民用建筑设计通则》(JGJ37-87)、《工程建设标准》以及消防技术规范等国家和专业设计标准、规范和规定。
二、市场商业用房面积基本要求
  各类市场商业用房面积按建设项目验收合格的建筑面积计算。
(一)农贸市场
  根据规划区域的居住人口、服务半径、消费需求等因素确定农贸市场商业用房的面积。其中中心城区及为中心城区新建小区配套的农贸市场应按2—3万居住人口、服务半径500—800米予以设置,商业用房面积标准为2000平方米以上;其他农贸市场设置,其居住人口和服务半径标准相同,商业用房面积不低于1000平方米。
场内商品交易区域按下列要求划分:
1、食品经营区域与非食品经营区域要分开设置;
2、按蔬菜、肉类、豆制品、水产、熟食、活禽等商品分类,进行划行归市分别设置;
3、生食品摊位与熟食品摊位要分开设置;
4、待加工食品和直接入口食品摊位要分开设置;
5、经营鲜活畜禽、水产的区域与其他食品生产、加工或经营区域要隔开,区域间的距离不小于5米;
6、经营餐饮服务应设置在专门区域并相对集中,周围不得有污水或其他污染源,20米范围内不得经营鲜活畜禽;
7、家禽经营区、活禽及水产宰杀区要相对独立、封闭;
8、市场内可根据需要设置农民自产自销交易区。
(二)农副产品批发市场
1、农副产品批发市场营业用房面积根据当地的产业规模、消费需求、地理区位、交通条件等因素确定。
2、专业农副产品批发市场商业用房面积不少于4000平方米。
3、场内根据经营商品的特点,划行归市设置交易区。货物出入口一般应设在次要道上,设置专门的货物装卸区域和通道,确保运货车辆进出畅通。
(三)工业消费品市场和生产资料市场
1、工业消费品市场和生产资料市场营业用房面积根据当地的产业规模、消费需求、地理区位、交通条件、商品类型等因素确定。
2、工业消费品市场和生产资料市场商业用房面积,中心城区不少于3000平方米,其他区域不少于1500平方米。
3、场内按经营商品的特点,划行归市设置交易区。批发市场货物出入口一般应设在次要道上,设置专门的货物装卸区域和通道,确保运货车辆进出畅通。
三、市场基础配套设施基本标准
  各类市场的基础配套设施,包括与市场商业用房规模相适应的停车场、公共卫生设施、物业管理用房、消防设施等。
各类市场建设应当按国家规范确定的配建比例建停车场(库),同时满足项目规划要求。停车场(库)宜地上、地下相结合设置,其中地面停车面积不少于市场用地面积的20%,鼓励适当超前配建停车场(库)。停车场(库)不得挪作他用。
(一)农贸市场
1. 商位设施。按照整洁、美观、实用的要求,借鉴超市功能,科学设计市场商位,要充分考虑经营户的经营需求、市场卫生管理要求和商品的特性、商品陈列需求、防水要求等,配置相应货架(柜台)和专用水产、肉类柜台。每个商位的显著位置要设置证照悬挂设施,配备良好的照明设施。
2. 公共卫生设施。要按照《集贸市场食品卫生管理规范》设置食品卫生设施。配置完备的通风系统,设置公共厕所、垃圾集中设施。每个商位设置加盖的垃圾筒(箱),配备必要的卫生保洁设施。
3. 物业管理用房。设置保卫、财务、卫生管理、设施维护等物业管理用房及必要的办公设施。设置投诉处理点,并配置复秤等必需的设施。500个商位以上的市场应安排监督管理用房。
4. 消防及安全设施。配置消防设施必须符合国家有关消防技术规范;应配置防盗设施;地面使用防滑材料;有条件的市场可设立监控设施。
5. 给排水设施。通道地面、商位设计应按照以防水为重点的要求,科学设置给排水管道,应采用沉井式暗渠排水系统,窨井间距不大于10米。
6. 宣传设施。配置市场招牌、导购牌、商品区域标志及商位号牌;场内显著位置要设立公示牌,有条件的可设置广播、公用电话等服务设施。
7. 检测设施。200个商位以上的农贸市场要设置检测室,安排相对独立的检测工作间,配备检测项目所需的快速定性检测设备。
8. 储存设施。根据需要配备冷藏保鲜设备。
9. 市场绿化。应按照市场项目建设规划要求设置。
10. 临时设置的农贸市场,标准另行制定。
(二)农副产品批发市场
1. 商位设施。大开间设计。每个商位的显著位置要设置证照悬挂设施,配备良好的照明设施。根据经营户的需要,配备电话、宽带入网设施。
2. 公共卫生设施。要按照《集贸市场食品卫生管理规范》设置食品卫生设施。配置完备的通风系统,设置公共厕所、垃圾集中设施。每个商位设置加盖的垃圾筒(箱),配备必要的卫生保洁设施。
3. 物业管理用房。设置保安、财务、卫生管理、设施维护、档案等物业管理用房及必要的办公设施。设置交易结算、信息交流、交易统计等服务设施;设置投诉处理点,并配置磅秤、复秤等必需的设施。根据需要设置监督管理用房。
4. 消防及安全设施。配置消防设施必须符合国家有关消防技术规范;应配置防盗设施;地面使用防滑材料;有条件的市场可设立监控设施。
5. 宣传设施。设置市场招牌、导购牌、商品区域标志及商位号牌,场内显著位置要设立公示牌,设置广播、公用电话等服务设施。有条件的市场可设立价格行情电子显示屏。
6. 检测设施。食用农产品批发市场要设置检测室,安排相对独立的检测工作间,配备检测项目所需的快速定性检测设备。
7. 储存设施。根据需要配备储存库房和冷藏、冷冻仓库等冷藏保鲜设备。
8. 服务设施。市场周边应有配套设置的饮食、住宿、运输、银行、邮电等设施。
9. 市场绿化。应按照市场项目建设规划要求设置,场内绿化面积应不少于市场总面积的5%。
10. 场址以市场外墙为界,直线距离1公里以内不应有下列情况:
(1)有产生有害气体、烟雾、粉尘等污染源;
(2)有生产或储存易燃、易爆、有毒等危险品的场地。
(三)工业消费品市场和生产资料市场
1. 商位设施。根据市场经营户需求,可按柜台式、商铺式或商务楼式设置商位。每个商位的显著位置要设置证照悬挂设施,配备良好的照明设施。有条件的市场可在商位内设置商品展示、商务洽谈室等。批发市场商位应当配备电话、宽带入网设施。
2. 公共卫生设施。配置完备的通风系统,设置垃圾箱、垃圾集中设施和公共厕所,配备必需的卫生保洁设施。
3. 物业管理用房。设置保安、财务、卫生管理、设施维护、档案等方面的物业和监督管理用房及必要的办公设施。设置投诉处理点。批发市场应设置交易结算、信息交流、交易统计等服务设施。400个商位以上的市场应当安排监督管理用房。
4. 消防及安全设施。配置消防设施必须符合国家有关消防技术规范;配置防盗设施和监控设施;地面使用防滑材料;安装自动扶梯、客货电梯的,应符合相关的安全标准和要求;有条件的市场可设立监控设施。
5. 宣传设置。设置市场招牌、导购牌、商品区域标志及商位号牌,场内显著位置要设置公示牌,设置广播、公用电话等服务设施。批发市场应设置信息服务室,建立市场网页或网站,设立电子显示屏幕。
6. 储存设施。根据需要设置商品短期周转的储存库房。经营大宗商品的市场,应设置必要的商品堆放或停放场地。
7. 服务设施。合理设置顾客休息处,总面积不小于商业用房面积的1%;市场周边应有配套设置的饮食、住宿、运输、银行、邮电等设施。
8. 市场绿化。应按照市场项目建设规划要求设置。
四、其他类型商品交易市场的要求
  其他类型商品交易市场商业用房面积和基础配套设施的最低标准,原则上按上述分类要求分别掌握。非实物现场交易的市场和信息、人才、房地产、产权等市场可根据实际需求确定。
五、实施要求
(一)适用范围。本《实施细则》在适用于湖州市吴兴区和南浔区,各县可根据省、市标准,结合本地实际制定相关标准。
(二)严格把关。今后凡新建、改建、扩建市场都要严格按照标准实施。市发改委、贸粮局、工商局、公安局、建设局等相关职能部门要按各自职责,把好市场建设关,达不到标准的,不予开业使用。对原有市场,要引导其对照标准进行升级改造,努力提升建设水平。
(三)动态管理。市发改委、贸粮局、工商局等部门要根据全市经济社会发展情况,及时提出各类市场商业用房面积和基础配套设施最低标准的调整意见。各县要根据当地经济社会发展情况,及时更新最低标准,保持动态适应性。